在很多人的印象中，进销存系统不过就是一个用于记录商品进货、销售和库存情况的工具，功能单一且用途有限。

然而，随着科技的不断进步和企业管理需求的日益复杂，现代进销存系统已经远远超越了这些基础功能，它是帮你打通整个业务流程包括财务模块的工具，能大大提高工作效率，让管理变得更轻松。

今天，就让我们跟着衡水用友软件一起深入探索进销存的最全用法，挖掘其背后隐藏的巨大价值。

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什么是进销存软件？

进销存软件，顾名思义是聚焦"进货、销售、库存"三大核心环节的管理工具，其本质是通过数字化手段，将传统手工记录升级为自动化流程管理，覆盖商贸型企业从采购到财务的全链路业务。

进货管理

记录供应商信息、商品规格、采购成本等数据，自动生成采购订单、进货入库并跟踪付款状态。

销售管理

从客户订单生成到出库发货，全程数字化跟踪。系统支持多维度价格策略（如阶梯定价、促销活动），并自动生成销售报表分析热销商品，出具销售毛利分析等。

库存管理

进销过程中实时更新库存数量，设置智能预警（如低库存提醒、临期商品报警）。库存盘点、跨仓库调拨、批次溯源等。

传统意义上的进销存是上述的核心功能，但实际上，如果你是做批发的，除了每天要进货、销货，库存等管理，此外商品的管理、客户的维护管理、财务管理等一系列环节都需要进销存系统来解决。

1. 采购管理

采购管理关乎企业的成本控制和货源保障。

• 它包含供应商的选择、采购合同、采购入库、验收、付款、采购发票的处理等环节。

• 有效的采购管理能够确保企业以合理的价格及时获得所需商品，从而维持正常的销售活动。

2. 销售管理

销售管理是进销存管理中直接关联企业收益的部分。

• 它涉及到销售订单的接收、销售出库的操作、销售发票的开具以及客户退货的处理等。

• 通过销售管理，企业可以追踪销售趋势，调整销售策略，最大化销售收入。

3. 库存管理

库存管理是进销存管理的核心。

• 出入库：明确商品入库、出库的类型，如正常入库、退货入库、销售出库、调拨出库等，确保库存变动准确。

• 成本核算：对库存商品的成本进行精确核算，包括采购成本、运输成本、仓储成本等，为企业财务和决策提供数据支持。

• 保质期管理：针对有保质期的商品，进行严格的保质期管理，避免商品过期造成的损失。

• 缺货超储提醒：通过设置库存上下限，当库存量低于安全库存或高于最高库存时，系统自动提醒，以便企业及时调整库存策略。

4. 往来对账及应收应付管理

主要指企业与供应商和客户之间的账目核对，包括应收账款、应付账款的管理，确保企业资金流的清晰和准确。

5. 商品管理

商品管理是进销存管理的基础。

• 涉及商品的编码、名称、规格、单位、价格等基础信息的录入与维护。

• 一个完善的商品管理系统能够帮助企业快速准确地查询、修改和新增商品信息，为后续的销售、采购和库存管理提供坚实的数据支持。

6. 客户关系管理

客户关系管理不仅仅局限于销售环节。

• 它还涉及到客户信息的维护、客户需求的响应以及客户满意度的提升等。

• 通过有效的客情关系管理，企业可以稳固老客户，吸引新客户，从而扩大市场份额。

7. 多维度报表

多维度报表是进销存管理中不可或缺的分析工具。

• 根据企业需求生成各类销售、采购、库存等报表

• 帮助企业从多个角度审视运营数据，为管理决策提供有力支持。

02

如何用好进销存软件

那我们要如何高效地使用进销存软件，来帮助我们实现精细化管理，降本增效呢？

1. 商品管理

在进销存软件中，商品管理是最基础也是最重要的环节，每一件商品的入库、销售、库存数量变化，都需要在系统中进行记录。

假设你是日用百货的商贸企业，你进了不同日用百货品，每个商品都有一个唯一的编码。你需要在进销存软件中把这些信息录入系统，包括：

• 商品编码

• 商品名称

• 商品规格

• 单位（例如双、个、件等）

• 进价和售价

• 商品类别（工具类、生活用品类、配饰类等）

  等等

这时候，进货销货时，可引用这些商品信息，系统则自动计算出库存变化，比如你进货50、销货20，剩下30。通过商品管理、库存模块，你可以随时查看商品的销售情况和库存情况。

2. 采购管理

采购管理即进货管理，是进销存软件的核心功能之一，尤其对于批发商或者有大量采购的企业来说，进货的流程不仅繁琐，而且涉及到的供应商信息、付款信息、物流信息也都很复杂。

在进货管理模块，你要做的就是每次从供应商那里进货时，记录以下信息：

• 供应商信息：包括供应商的名称、联系方式、银行账户等。

• 采购商品信息：每次进货的商品、数量、价格等。

• 进货单据：每次进货后要生成进货单据，记录具体的交易信息。

• 付款情况：你是否已经支付了采购款项，或者是欠款。

这样，采购环节的每一笔账目都会清晰明了，避免了人工记账时容易出现的错漏。

3. 销售管理

销售管理是进销存软件的另一个重要模块。

在这里，你需要录入每次销售的订单，包括客户信息、商品信息、销售数量、售价、折扣等。

系统会自动生成销售单据，并帮助你追踪每个订单的处理状态。

具体操作时，你可以：

• 选择客户信息：如果客户信息已经录入，你可以直接选择客户，系统会自动填写客户资料。

• 添加商品：选择销售的商品，系统会自动更新库存数量。

• 设置销售价格：如果你有折扣、促销等活动，系统也能帮你自动计算出最终价格。

• 确认付款方式：销售款项的结算方式有很多种，比如现金、银行转账、信用卡等，系统可以帮你记录每种支付方式的状态。

• 生成发货单和发票：销售完成后，系统会自动生成相关单据，方便后续跟进。

4. 库存管理

通过库存管理，你能实时查看每个商品的库存量，了解哪些商品畅销、哪些滞销，避免库存积压。

库存管理的主要功能包括：

• 实时更新库存：每进一批货、每卖一单货，库存数量都会自动更新。

• 预警设置：你可以设置库存预警，当某个商品的库存量低于某个阈值时，系统会自动提醒你补货。

• 库存盘点：定期进行库存盘点，确保账目和实物一致，防止差错。

• 批次管理：如果你销售的是有保质期的商品，系统会记录每批商品的生产日期、保质期等信息。

5. 财务管理

虽然进销存软件的核心是管理商品、进货、销售和库存，但大部分进销存管理还是需要打通财务的，来帮助企业进行往来核销管理、成本核算、利润分析等。通过财务管理模块，你可以：

• 查看销售收入和成本：每笔销售的收入、每笔采购的成本都能在系统中直接看到，帮你快速了解盈利状况。

   

• 自动计算毛利：系统会自动计算每个商品的毛利，帮你了解哪些商品最赚钱。

• 往来账款对账：系统会根据进销货自动形成应付和应收款明细，收付款后可自动核销应付应收款，看到往来款余额，形成供应商或客户对账。

6. 数据分析与报表生成

进销存软件最吸引人的地方之一，就是它能帮助你做数据分析。通过生成各种报表，你可以清晰地了解企业的经营状况，从而做出更加明智的决策。

常见的报表有：

• 销售报表：按日、按月、按年统计销售额、销售量等，帮助你了解销售趋势。

• 库存报表：查看每个商品的库存情况，避免断货或者库存积压。

• 采购报表：查看每个供应商的采购情况，帮助你选择更好的供应商。

• 财务报表：分析企业的收入、支出、利润等，帮助你了解资金流向。

这些报表不仅仅是数据的呈现，更是决策的依据。例如，你可以通过销售报表发现某个商品的销量下降，进而调整营销策略。

支持电脑端和手机端随时查询相应报表。

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好用的进销存系统有哪些？

先说结论。我推荐用友旗下畅捷通出品好生意进销存系统，非常适合中小企业，是性价比较高的国产软件之一。

这款进销存系统融合“进、销、存、财”四位一体，支持电脑端、手机端多端查询、录入数据，对企业经营管理中采购入库、销售出库、库存管理、往来对账、经营分析等全程精细管理，为企业采购员、业务员、库管员、财务、老板们保驾护航。

优势1  功能全，一个系统搞定多方面需求

中小企业规模虽然不大，但是业务流程非常完整，需要系统去串流程，实时出各种维度的报表，帮助老板做决策，好生意进销存系统1个软件，老板要的场景全覆盖：

• 销售开单打印快：手机、电脑、PDA快速开单、远程开单/打印，实时响应出库，随时随地销售开单、商品出库

   

• 仓库管的明白：多店/异地/多仓库管理，商品溯源、库存周转率分析；最低库存、安全库存、智能补货；扫描条形码/二维码完成出入库、盘点；批量商品标签制作，商品批次、保质期等多属性/多规格管理

   

• 无缝建自家商城：商城按需开通，一周左右就能搞定上架营业，24小时接单；线下上下的商品、库存、价格、订单、会员、优惠券统一；支持快递发货、同城配送和门店自提，多种配送模式

   

• 公司人效激励算清：做生意人效得算明白，销售提成、库管积分等，重要岗位人员激励算明白，激励到位

   

• 经营数据报表实时出：销售毛利、净利、销售排行榜、销售工作台、应收应付、超期应收、客户信用等多维报表实时出具，老板一目了然。

优势2  花一份钱，手机、电脑全搞定

只需1份服务费，手机、电脑同步开通，双端数据、人员权限实时同步，满足多场景手机使用。

（外出跑客户手机开单、库管员移动出库、手机拣验货、手机对账、移动车销、业务员去客户现场拜访等，都完全适配）

优势3  性价比高，按需求匹配版本

好生意经典版：性价比之选，每年仅需几百元，适合夫妻店、小微型批发零售企业；好生意标准版：全功能型，每年1千多，适合需要深度分析和全方位经营管理的企业。

（支持按需订阅，按年付费,产品即买即用,无需安装下载）

优势4  扩展性强，性价比高，数据安全

进销存软件涉及到的数据种类非常多，包括客户信息、供应商信息、商品档案、价格档案、库存档案等，安全性和保密性非常重要，好生意有多重保护措施确保数据的信息安全。

优势5  无缝对接其他第三方软件

您是电商行业，正在用吉客云、万里牛

您在用第三方OA软件，比如钉钉、企微、致远等

您在用其他的销售管理软件……

好生意进销存软件支持API对接。

 优势6   完善的售后保障

“三分软件，七分实施”，选型合适的软件，必然需要服务商专业的实施交付支持，好生意用友基因，大厂保障，400电话、在线客服，陪伴式带领企业上线跑通。

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